Guide utilisateur, CHEQUEMAN

Version 5.9.4, mis à jour le 2026-08-26

CHEQUEMAN vous aide à émettre, imprimer et suivre vos chèques, gérer vos virements et transferts, rapprocher votre relevé bancaire, piloter votre trésorerie et exporter vers votre comptabilité.

1.1 La fenêtre principale

Après connexion, CHEQUEMAN ouvre sa fenêtre principale : un menu latéral (adapté au rôle) à gauche, et la zone de travail à droite (ici, le tableau de bord d'un compte ADMIN).

1.2 Connexion

2.1 Émettre un chèque

Régler des factures « bon à payer »

Calibration de l'impression

2.2 Gestion des chèques en instance

2.3 Annulation, chèque / virement / transfert

Un même écran sert aux trois annulations ; seuls le titre et la couleur de l'en-tête changent selon le type d'opération :

2.4 Aperçu avant impression

À l'impression d'un chèque, CHEQUEMAN ouvre d'abord un aperçu reproduisant la mise en page calibrée (montant, montant en lettres sur deux lignes, bénéficiaire, lieu, date, compte, banque, n°). Vous confirmez l'orientation puis lancez l'impression physique, ou l'annulez. L'occasion de vérifier le positionnement avant de consommer un vrai formulaire.

2.5 Contrôle anti-doublon de chèque

Les factures rattachées à un paiement annulé

Quand le paiement que vous annulez soldait des factures fournisseur, CHEQUEMAN vous le dit et vous nomme les factures concernées. Aucun argent n'a bougé : elles restent donc dues.

3.1 Ordre de virement

3.2 Virement multiple

Même principe qu'un virement, mais un seul ordre regroupe plusieurs bénéficiaires (liste en bas) :

4. Transferts, Ordre de transfert

5. Rapprochement bancaire

6. Interfaçage comptable

6.1 Configurer un adaptateur (une fois)

Onglet « ⚙ Configuration » → « + Nouveau » : nom + type de logiciel, dossier d'export/import (avec automatisation possible), mapping comptable (compte de charge par défaut ex. 607000, code journal ex. BQ, « Auto-match tiers »), et filtres.

Type de logiciel	Fichier produit
Sage 50 (CSV)	CSV séparé par ;
Sage 100 (PNM)	fichier natif Sage .pnm (largeur fixe)
Ciel Comptabilité (CSV)	fichier tabulé (import Ciel)
FEC	Fichier des Écritures Comptables (norme fiscale)
ERP générique	REST API / JSON (envoi direct vers une URL)

6.2 Exporter les paiements

Onglet « 📤 Export paiements » : choisissez période, type (Tout / Chèques / Virements / Transferts) et adaptateur → « 🔍 Prévisualiser » puis « 📤 Exporter maintenant » (fichier CHEQUEMAN_<logiciel>_<date>.<ext>). Les paiements déjà exportés ne sont jamais ré-exportés ; chaque export est tracé.

6.3 Importer des factures

Onglet « 📥 Import factures » : importez les factures fournisseurs depuis votre comptabilité. Cycle de statut : IMPORTÉE → BON À PAYER → RÉGLÉE (ou ANNULÉE) ; « ✅ Valider » marque une facture « bon à payer ». Le passage en RÉGLÉE se fait automatiquement quand la facture est payée par un chèque / virement (voir §2.1, « Régler des factures bon à payer »), la boucle achats → règlement est ainsi bouclée sans ressaisie.

6.4 Historique

Onglet « 📋 Historique » : la traçabilité de tous les échanges avec la comptabilité, chaque export et chaque import y est journalisé (date, type, adaptateur, nombre d'écritures, résultat). Pratique pour vérifier ce qui a déjà été transmis et reprendre un envoi en cas de besoin.

7. Module Trésorerie

7.1 Consultation des mouvements

Cet écran répond à deux questions différentes, et il a donc deux onglets. La Vue groupée répond à « où en est ma trésorerie ? ». Le Détail des mouvements répond à « que s'est-il passé sur ce compte ? ». Les deux partagent la même barre de critères : la période que vous venez de saisir vous suit d'un onglet à l'autre.

La vue groupée, toutes vos banques d'un coup d'œil

Le détail d'un compte

Vue d'ensemble des entrées et des sorties d'un compte, filtrable par banque, par compte et par période (Du, à). Chaque ligne montre la date, le type d'opération (remise, virement, transfert), la pièce, le débit ou le crédit, la référence, le libellé et le tiers. En bas, le Solde période indique le sens, CR (créditeur) ou DB (débiteur).

7.2 Contrôle des soldes et disponible réel

C'est ici que vous connaissez le vrai disponible. À partir de la dernière clôture, CHEQUEMAN calcule et affiche trois montants :

• Solde banque : ce que la banque affiche encore, tant que les chèques ne sont pas décaissés (solde réel plus les paiements en instance).
• Paiements en instance : les chèques, virements et transferts émis mais pas encore décaissés.
• Solde réel disponible : le montant que vous pouvez réellement engager, une fois les chèques déjà émis déduits. C'est le chiffre à regarder avant de décaisser.

Valider le solde enregistre une clôture à la date choisie : elle sert de point de départ aux calculs suivants. Si le compte n'a pas de solde de départ, initialisez-le d'abord dans Comptes (solde initial).

7.3 Suivi des chèques émis

Le tableau de bord du cycle de vie. Filtrez par banque, compte, État (Tous, Émis non remis, Remis non décaissé, Décaissé) et période. Trois compteurs résument la situation, et chaque ligne porte l'action possible selon son état : Remettre pour un chèque émis, Décaisser pour un chèque remis, ou Reçu pour réimprimer la décharge. Un double-clic ouvre la timeline complète du chèque.

Un double-clic sur une ligne du suivi ouvre l'écran Cycle de vie du chèque, une fenêtre en lecture seule qui retrace toute l'histoire du chèque, étape par étape, avec les dates et les personnes.

7.4 Remise au bénéficiaire (décharge)

Quand vous remettez un chèque à son bénéficiaire, cliquez Remettre sur la ligne concernée (état Émis). CHEQUEMAN ouvre l'écran de décharge pour tracer qui remet (l'opérateur connecté) et qui reçoit : nom, qualité (bénéficiaire, mandataire, employé), type et numéro de pièce d'identité, téléphone. La case « la décharge papier a été signée » est obligatoire. Vous pouvez imprimer la décharge pour la faire signer avant de valider. La validation fait passer le chèque en Remis.

7.5 Décaissement

Le décaissement constate le passage réel en banque du chèque. Sur un chèque Remis, cliquez Décaisser et confirmez la date. Le chèque passe en Décaissé et affiche « ✓ Clôturé ». Il ne crée aucune nouvelle écriture : son effet est de sortir le chèque des paiements en instance, ce qui met à jour le disponible réel au prochain calcul de solde (7.2). Le décaissement peut aussi se faire automatiquement via le module Rapprochement bancaire.

7.6 Remise en banque d'un chèque reçu

Depuis la Consultation (7.1), Ajouter Mouvement ouvre la saisie. Choisissez « Remise en banque » : c'est un crédit qui augmente le solde du compte (dépôt du chèque reçu). L'option « Ajustement / divers » sert au contraire à passer une sortie (débit). Un bandeau de couleur rappelle le sens de l'opération.

7.7 Virement de compte à compte

Un transfert interne entre deux de vos comptes, sans tiers. Indiquez le compte source (débité) et le compte destinataire (crédité), le montant à virer et le montant à encaisser. Si les deux comptes sont dans des devises différentes, saisissez le taux de change et CHEQUEMAN calcule le montant à encaisser. L'opération est atomique (les deux écritures passent ensemble ou pas du tout), et vous pouvez imprimer un avis de virement interne.

Ne voir qu'une nature d'opération

La consultation des mouvements affiche tout ce qui a touché le compte : chèques, virements, transferts, remises, annulations et mouvements internes. Sur un compte actif, cela représente facilement plusieurs milliers de lignes. Le filtre Type de mouvement, sous les critères, permet de n'en garder qu'une nature.

8. Rapports

Vous fixez des critères (haut), puis vous cliquez sur l'état voulu (bas). Chaque état s'ouvre dans le visualiseur d'édition, imprimable et exportable (PDF, Excel).

Exemple de sortie imprimée

Les états s'affichent dans le visualiseur « Edition » (fond blanc, prêt à imprimer / exporter). Exemple, liste des virements :

9. Mon imprimante

Désigne, sur ce poste, l'imprimante que CHEQUEMAN utilise pour les chèques (souvent une imprimante dédiée chargée des formulaires), sans changer l'imprimante par défaut de Windows pour vos autres documents.

10. Administration (données de référence)

Les trois écrans suivent le même schéma maître-détail : indicateurs en haut, liste à gauche, panneau d'édition à droite, mêmes boutons (Nouveau / Enregistrer / Annuler / Supprimer / Actualiser).

9.1 Banques

9.2 Comptes

9.4 Devises

9.3 Tiers

11. Récapitulatif des éditions et rapports imprimés

CHEQUEMAN produit deux familles de sorties imprimées :

a) Éditions d'une opération, le document à signer/remettre, généré à l'impression :

Opération	Bouton	État imprimé
Chèque	« Imprimer » (§2.1)	aperçu puis impression du chèque (mise en page calibrée)
Chèques en instance	« Imprimer la liste des chèques » (§2.2)	impression des chèques sélectionnés
Virement	« Imprimer le virement » (§3.1)	ordre de virement
Virement multiple	« Imprimer » (§3.2)	ordre de virement multiple (avec le détail des bénéficiaires)
Transfert	« Imprimer le transfert » (§4.1)	ordre de transfert

b) Rapports de liste, produits depuis l'écran Rapports (§8) : chèques émis / en instance / annulés, virements (et annulés), transferts (et annulés). Tous s'ouvrent dans le visualiseur d'impression (impression + export PDF/Excel) ; l'aperçu du chèque utilise, lui, un visualiseur dédié.

c) États de trésorerie, produits depuis la consultation des mouvements (§7.1) :

Onglet	Bouton	État imprimé
Vue groupée	« Imprimer »	récapitulatif par banque et par compte, en paysage, avec un total par devise
Détail des mouvements	« Imprimer »	liste des mouvements du compte sur la période, filtre de type rappelé en en-tête

12. Mises à jour

CHEQUEMAN vérifie automatiquement les mises à jour au démarrage.

• Mise à jour standard : un message propose de mettre à jour ; cliquez Oui, l'application redémarre.
• Mise à jour majeure : si le message indique « réservée à votre intégrateur », contactez votre intégrateur, l'application continue de fonctionner normalement en attendant.

13. Licence

Le bandeau affiche l'état de votre licence (active, jours restants). En cas d'expiration prochaine ou de problème, contactez votre intégrateur / l'éditeur.

14. Annexe, Messages et confirmations

CHEQUEMAN vous guide par des messages. Voici les plus fréquents, par type.

Confirmations (Oui / Non), action irréversible

Message	Quand
« Voulez-vous vraiment annuler ces chèques ? » (idem virements / transferts)	Avant une annulation (§2.3)
« Voulez-vous vraiment supprimer ces chèques ? »	Suppression de chèques en instance (§2.2)
« Supprimer le relevé #… et toutes ses lignes ? »	Suppression d'un relevé de rapprochement (§5)
« Voulez-vous vraiment supprimer la devise "…" ? », « … supprimer ce tiers ? »	Administration (§10)
« Vider toute la liste des règlements en cours ? »	Lien « 🗑 Vider la liste » (détails de règlement)
« Annuler la facture sélectionnée ? »	Import factures (§6.3)

Validations bloquantes, il manque une information

Message	Quand
« Saisissez d'abord le nom du bénéficiaire. »	Chèque / virement / transfert sans bénéficiaire
« Le nom du tiers est obligatoire. », « Le nom de la configuration est obligatoire. »	Création tiers (§10.3) / adaptateur (§6.1)
« Solde saisie non valide. »	Contrôle de solde, montant non numérique
« Impossible de supprimer : N compte(s) utilisent cette devise. »	Suppression d'une devise utilisée (§10.4)
« Vous n'avez pas de compte dans cette banque. Voulez-vous ajouter un compte ? »	Émission, banque sans compte (§2.1)

Sécurité (accès / contrôle)

Message	Quand
« Accès refusé. Les virements/transferts/annulations sont réservés aux rôles ADMIN et OPÉRATEUR. »	Action non autorisée pour votre rôle (§1.3)
« Doublon potentiel détecté, autorisation admin requise »	Chèque en double détecté → déblocage ADMIN (§2.5)
« Le mois sélectionné est clôturé. », « Le mois précédent n'est pas encore clôturé… »	Contrôle de solde, clôture mensuelle

Succès

Message	Quand
« Import réussi », « Matching terminé », « État exporté avec succès. »	Rapprochement (§5)
« Export lancé en arrière-plan, une notification apparaîtra à la fin. »	Interfaçage comptable (§6)
« Le solde du … est validé avec succès. »	Contrôle de solde (écart = 0)